O zarządzaniu czasem

Nie mam czasu

Liczyliście może jak często powtarzacie to zdanie? Nie mam czasu. Pewnie nie. Jednak osoba, która działa w biznesie opartym na marketingu sieciowym (MLM), słyszy to stwierdzenie nader często.

Wygląda to na ogół tak. Przedstawiasz znajomemu naprawdę ciekawą możliwość zrobienia ciekawego interesu, który w założeniu ma dać wam zarówno dużo czasu jak i pieniądze, które w tym wypracowanym wolnym czasie będziecie mogli wydawać. A tu na samym początku znajomy mówi - nie mam czasu.

Czy tak na prawdę jest, że nie mamy czasu?

Warto sobie uświadomić, że ocena ilości czasu jest subiektywną oceną każdego z nas. Każdy z nas inaczej ocenia swoje zasoby czasu mimo tego, że każdy ma do dyspozycji 24 godziny na dobę. I tak na prawdę, to mało kto zastanawia się jak gospodarować danym nam czasem. Pochłaniają nas róże obowiązki i dla większości "tak po prostu jest".

Mamy jednak dziedzinę, która zajmuje się zarządzaniem czasem. Jest nawet definicja:

Zarządzanie czasem to zbiór umiejętności, narzędzi oraz technik wykorzystywanych do gospodarowania czasem podczas realizacji określonych zadań, projektów czy zamierzeń.

I jeśli mówimy o technikach i umiejętnościach wskazuje to na to, że każdy może się tego nauczyć.

Godzina pracy to się opłaci

Czy zastanawialiście się kiedyś ile tak naprawdę warta jest wasza godzina pracy? Mówię tu o efektywnej pracy gdzie od 1. do 60. minuty zajmujecie się pracą. Nie pogaduszkami, serfowaniem dla zabawy po necie, piciem kawy itp. Bite 60 minut pracy - ile jest warte?
Dla jednych będzie to może 10 zł, dla innych 40 zł, a jeszcze dla innych 150 zł.

Te osoby, które pracują na etacie łatwo sobie przeliczą: pracuje 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu, 4 tygodnie w miesiącu, to daje 160 godzin na miesiąc. Zarabiam 4000 zł na miesiąc, to moja godzina pracy jest warta 25 zł.
Tak na prawdę to warta jest więcej bo w tych 8. godzinach pracy są przerwy, pogaduszki, siedzenie w tzw "nothing box" i tym podobne przerywacze pracy.

Inaczej jednak liczą wartość godziny pracy przedsiębiorcy. Przedsiębiorca liczy efektywne godziny, w których robi interesy, w których rozmawia z kontrahentami, w których załatwia sprawy dostaw towarów, realizacji usług. Dla przedsiębiorcy czas to pieniądz i nie tylko pieniądz ale też inne poza materialne korzyści.

np. przedsiębiorca odbywa 10 spotkań z potencjalnymi kontrahentami. Każde spotkanie trwa 1 godzinę. Z tych spotkań przedsiębiorca podpisał umowę z jednym kontrahentem na 10.000 zł. W związku z tym 1 godzina pracy przedsiębiorcy ma wartość 1.000 zł.

Staraj się uporządkować każdą rzecz tak jak jest to możliwe ale nie za bardzo

Trzeba sobie uświadomić, że nie istnieje jeden, wypróbowany system planowania i zarządzania czasem. Jak każdy człowiek jest inny, tak też inaczej będzie zarządzał danym mu czasem. Ważne jednak jest by w swoim własnym systemie pojawiły się trzy elementy.

1. Plan tego co chcemy zrobić
2. Miernik postępów 
3. Efekt naszej pracy 

Wiadomo, że nasz mózg składa się z dwóch półkul. Lewa półkula odpowiedzialna jest za myślenie racjonalne, liczby, planowanie, porządek. Natomiast Prawa półkula odpowiedzialna jest za myślenie irracjonalne, wyobraźnie, sny. W zależności od tego, która z półkul u nas przeważa wówczas inaczej podejdziemy do zarządzania czasem. Warto usiąść i pomyśleć.

Jak zwykle zasada Pareto

Zanim przejdziemy do zasady Pareto to zwróćmy uwagę na narzędzie jakim jest zegarek. Kiedyś znane były tylko zegary z cyferblatem. Wskazówki się przesuwały po tarczy zegara i pokazywały czas. Dzisiaj bardzo popularne są zegary pokazujące cyferki na wyświetlaczu.
Polecam, by jednak używać zegarów z cyferblatem ponieważ taki zegar pokazuje również to że czas płynie, przesuwa się, pokazuje ile nam czasu zostało albo jak długo trwa to co aktualnie robimy.
Zegary, które pokazują jedynie cyferki - pokazują jedynie cyferki. Oprócz cyferek nic więcej nie widać.

Wracając do zasady Pareto
80% działań - 20% rezultatów
20% działań - 80% rezultatów

Nasuwa się pytanie: które działania dają jakie rezultaty?
Czego nie robić by "zyskać" czas?

Podam parę reguł, które nam pomogą w rozplanowaniu działań i znalezienia tych najbardziej efektywnych.

1. Rozplanuj 60% dostępnego czasu. Pozostałe 40% pozostaw na zdarzenia nieprzewidywalne.
2. Rozplanuj następny dzień w poprzedni wieczór (ciekawostka: liderzy mają zapisane plany na 2 - 3 miesiące, dzień po dniu, do przodu). 
3. Zaplanuj w każdym dniu "złotą godzinę", godzinę tylko dla ciebie
4. Każdego dnia, po przebudzeniu zadaj sobie trzy pytania:
• Jaką najważniejszą rzecz mam dzisiaj  do zrobienia?
• Co dzisiaj zrobię dla siebie?
• Co zrobię dzisiaj inaczej niż zwykle?

Teraz zatrzymajmy się trochę nad naszym kalendarzem i jak powinien wyglądać dobrze zapisany plan.
Oto przykładowy plan działania.

Poniedziałek	Wtorek	Środa	Czwartek	Piątek	Sobota	Niedziela
X
X	2 tefony
X				1 spotkanie
X		1 spotkanie
X

Co w tym planie jest nie tak? Bo jest coś nie tak. To widać.
Po pierwsze planujący odpuścił sobie pierwszy dzień tygodnia. Po prostu jakiś "syndrom poniedziałku" czy coś w tym stylu. W wtorek skontaktował się z dwoma osobami - podejrzewam, że zajęło mu to 5 do 10 minut. I miał szczęście bo obie osoby umówiły się z nim na spotkanie. w środę i czwartek.

A teraz popatrzmy na inny plan

Poniedziałek	Wtorek	Środa	Czwartek	Piątek	Sobota	Niedziela
Plan ramowy
Plan ramowy
Umawianie spotkań	spotkanie	spotkanie	spotkanie	spotkanie
Umawianie spotkań	spotkanie	spotkanie	spotkanie	spotkanie
Umawianie spotkań	spotkanie	spotkanie	spotkanie	spotkanie

Różnicę widać od razu. Tutaj planujący ustawia swoje działania w blokach. W poniedziałek opracowuje plan ramowy aktualnego tygodnia. Potem zgodnie z planem umawia się na spotkania np. z kontrahentami i od wtorku do piątku spotyka się z nimi.

Praca w blokach jest bardzo efektywna. Pracując w ten sposób skupiasz się na tym co robisz. Nie rozpraszasz się, bo wiesz, że twój plan na dzień dzisiejszy zazębia się z planem osób z którymi się spotykasz. A oni tak jak ty też nie chcą tracić czasu.

Ćwiczenie:
napisz plan dzisiejszego dnia, godzina po godzinie:
godzina --> działanie
godzina --> działanie
...
a następnie określ priorytety swoich działań. Usiądź potem i spokojnie przemyśl jak twój plan dnia ma się do optymalnego wykorzystania czasu.

Priorytety

Jak określać priorytety? Jednym z bardziej obrazowych sposobów ustalania priorytetów jest macierz Eisenhovera. Wygląda ona tak:

	NIE PILNE	PILNE
WAŻNE	priorytet B	priorytet A
NIE WAŻNE	priorytet D	priorytet C

Warto sobie uzmysłowić, że ludzie sukcesu, liderzy, osoby kluczowe w biznesie działają przeważnie w rzędzie WAŻNE (robią to co lubią i mają czas na przemyślenie wielu rzeczy). Natomiast ludzie zabiegani, którzy powtarzają nieustanną mantrę "nie mam czasu" działają w kolumnie PILNE (to życie w stresie, pod nieustanną presją - znamy to dobrze).
Wracając teraz do zasady Pareto  by znaleźć  działania, które przynoszą zaledwie 20% efektów to warto przyglądnąć się tym działaniom, które mają priorytet D lub priorytet C. Natomiast drogą do sukcesu, gdzie działania przynoszą 80% efektów, są działania o priorytecie A i priorytecie B.

Jak to może wyglądać w praktyce:

śniadanie praca wizyta w banku zaproszenie na prezentację produktu praca zakupy

A A B lub C A A D

Zaplanujmy zatem to co jest ważne, co jest pilne a co nie ważne i nie pilne dla ciebie. Dlatego też, warto przestrzegać pięciu procedur, które ułatwią nam to zadanie:

1. Podejmuj pracę o priorytecie A (bardzo ważny krok do osiągnięcia sukcesu)
2. Ustalaj spotkania z kontrahentami
3. Systematyka, regularne działania - nie musisz lubić tego co robisz, ważne że to robisz
4. Pracuj i zamykaj działania w określonym przez ciebie czasie
5. Komunikuj się ze swoimi partnerami w biznesie 

To będzie wszystko w temacie zarządzania czasem. Zachęcam wszystkich, którzy chcą osiągnąć sukces w swojej dziedzinie by zwrócili baczniejszą uwagę na to jak gospodarują danym sobie czasem. Czy optymalnie dla siebie i dla własnego biznesu zarządzają czasem i zarządzają sobą w czasie?

(Treść na podstawie wbinaru Pana Stanisława Lenart)